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Die Verwendung von Offpaper basiert auf registrierten Benutzern, die durch ihre E-Mail-Adresse unterschieden werden. Jeder Benutzer in deinem Arbeitsbereich benötigt eine Lizenz. Du legst also für jeden Mitarbeitenden in deiner Firma, der Offpaper verwenden wird, einen eigenen Benutzer an. Benutzer kannst Du zu Nutzergruppen zusammenfassen. Formular-Apps werden wiederum Nutzergruppen zugeordnet. So kannst Du steuern, wer in der Firma welche Formular-Apps zur Verfügung haben soll.
In den Einstellungen der Benutzerverwaltung legst Du ganz einfach neue Benutzer an. Jeder Benutzer wird durch seine Email-Adresse identifiziert und kann eine von vier Rollen bekommen:
Administrator: Benutzer mit dieser Rolle haben einen Vollzugriff auf alle Programm-Teile von Offpaper inklusive der Arbeitsbereich-Einstellungen.
Autor: Diese Rolle unterscheidet sich von einem Administrator durch Beschränkungen beim Zugriff auf die Arbeitsbereich-Einstellungen. Sie wird in der Regel an Mitarbeitende vergeben, die aktiv eigene Formular-Apps entwickeln oder Stammdaten pflegen müssen.
Anwender: Benutzer mit dieser Rolle haben das Recht, auf die Benutzeroberfläche im Browser zuzugreifen. Sie können aber keine eigenen Formular-Apps entwickeln oder Arbeitsbereich-Einstellungen vonnehmen. Häufig wird diese Rolle an operative Mitarbeitende im Büro vergeben, die zum Beispiel den Offpaper-Posteingang einsehen müssen.
App-Benutzer: Mitarbeitende mit dieser Rolle haben nur Zugriff auf die mobile App von Offpaper und können sich im Browser nur bei der Desktop-Variante der App unter forms.offpaper.de anmelden. Diese Rolle wird in der Regel für die Mitarbeitenden vergeben, die außerhalb des Büros arbeiten und aktiv Daten und Dokumentationen mit Offpaper erfassen.
Mit Hilfe von Nutzergruppen kannst Du Formular-Apps individuell zuweisen. Neben der Standard-Gruppe Alle Benutzer, die wie der Name schon sagt immer alle Benutzer enthält, lassen sich beliebig viele weitere Nutzergruppen erstellen.
Für jede Nutzergruppe legst Du fest, welche Benutzer Teil der Gruppe sind und welche Formular-Apps die Benutzer in dieser Gruppe verwenden können.
Die Zuweisung der Formulare erfolgt dann additiv, das heißt: ein Benutzer sieht in der Offpaper-App die Formular-Apps aus allen Nutzergruppen, denen er zugeordnet ist.
Beim Entwickeln neuer Anwendungsfälle bietet es sich häufig an, eine Nutzergruppe für Tester anzulegen. So können neue Formular-Apps einfach von einigen Mitarbeitenden ausprobiert werden. Sobald das Formular bereit für den Live-Einsatz ist, kann es ganz einfach weiteren Nutzergruppen zugewiesen werden.
Die Lizenzierung von Offpaper basiert auf personenbezogenen Benutzerlizenzen und erfolgt unabhängig von der für den Benutzer gewählten Rolle. Es gilt also:
Eine natürliche Person = Ein Benutzer = Eine Lizenz.
Da Mitarbeitende häufig mit einem Tablet und einem Handy ausgestattet sind, kann jeder Benutzer die Offpaper App im Browser und auf bis zu zwei Mobilgeräten verwenden. Du kannst zwischen dem Essential-Plan, dem Expert-Plan und dem Enterprise-Plan wählen, wobei sich die Pläne im Funktions- und Leistungsumfang unterscheiden. Die Wahl des Plans gilt immer für den gesamten Arbeitsbereich und dementsprechend für alle Benutzer in einem Arbeitsbereich.
Das Teilen von Benutzern, sowie das Vergeben an nicht-persönliche Instanzen (Kolonnen, Fahrzeuge/ Arbeitsgruppen), widerspricht den Lizenzbedingungen und kann zu technischen Problemen bei der Nutzung der App sowie Datenverlust führen. Bei Problemen, welche auf inkorrekte Nutzung der Plattform zurückzuführen sind, kann Offpaper keine Haftung übernehmen.
Im nächsten Kapitel bekommst Du einen Überblick über die wichtigsten Begriffe, die wir verwenden, wenn wir über Offpaper sprechen.
