Der Arbeitsbereich ist quasi das digitale Bürogebäude deines Unternehmens in der Offpaper Welt. Alle Benutzer, Formular-Apps und Stammdaten-Tabellen existieren exklusiv nur in deinem Arbeitsbereich. Jeder Offpaper-Kunde arbeitet also in seinem Arbeitsbereich und deine Daten haben keinen Kontakt zu den Daten von anderen Kunden, ebenso kann kein anderer Kunde deine Daten sehen.
Bausteine sind digitale Funktionseinheiten, die jeweils individuelle Aufgaben übernehmen. Sie sind also die wichtigsten Bestandteile des App-Baukasten von Offpaper. Für jeden Anwendungsfall benötigst Du im Normalfall verschiedene Bausteine. Diese verwendest Du im Baukasten per Drag & Drop, um deine Formular-App, den zugehörigen PDF-Bericht sowie den Automatisierungs-Workflow zu konfigurieren.
Bereiche sind die oberste Gliederungsebene einer Formular-App. Wenn du einen Anwendungsfall umsetzt, kannst Du die Erfassung mit Hilfe von Bereichen thematisch gliedern. Außerdem lassen sich Bereiche in Wiederholungsgruppen umwandeln. Im Bericht-Designer kannst Du die einzelnen von dir erstellten Bereiche unterschiedlich darstellen, z.B. mehrspaltig oder in Tabellenform.
Jede Person, die Offpaper benutzt, sei es um Anwendungsfälle als Formular-App im Baukasten zu konfigurieren oder zur Erfassung von Daten und Dokumentation mit der Offpaper App, wird als Benutzer in Offpaper angelegt. Der eindeutige Identifikator jedes Benutzers ist seine E-Mail Adresse. Benutzer können verschiedene Rollen haben. Dadurch wird festgelegt, welche Programmteile und Funktionalitäten für den Benutzer zugänglich sind.
Der Bericht-Designer ist der zweite Schritt innerhalb des App-Baukastens. Hier definierst Du, wie die in der mobilen App erfassten und abgeschickten Daten als PDF-Bericht ausgegeben werden sollen. Du kannst hierbei entweder den Modus PDF-Designer oder den Modus Word-Template (Expert Plan) wählen.
Beim Erfassen eines Formulars kannst Du jederzeit einen Entwurf speichern. Entwürfe können zu einem späteren Zeitpunkt wieder geöffnet werden, um die Bearbeitung fortzusetzen. Es gibt zwei Arten von Entwürfen: ‘normale’ Entwürfe und Cloud-Entwürfe (Expert Plan). Die ‘normalen’ Entwürfe werden lokal auf dem jeweiligen Gerät gespeichert und stehen auch offline zur Verfügung. Wenn dein Arbeitsbereich im Expert-Plan lizenziert ist, lassen sich Entwürfe auch in der Cloud speichern. Vorteil: Cloud-Entwürfe können von allen Geräten eines Benutzers und über den Browser bearbeitet werden.
Jeder deiner Anwendungsfälle, die du mit Offpaper umsetzen möchtest, wird als eigenes Formular bzw. als Formular-App konfiguriert. Anders als digitale PDF-Formulare wird bei Offpaper nicht ein Vordruck ausgefüllt, sondern mit Hilfe einer von dir konfigurierten App-Eingabemaske werden strukturiert Daten erfasst und anschließend die Offpaper-Cloud gesendet. In der Cloud wird basierend auf deiner Konfiguration ein PDF-Bericht erstellt und ein Workflow gestartet, der das PDF und/oder die Daten automatisiert weiterverarbeitet. Alle deine Formular-Apps werden in der Offpaper App veröffentlicht, deine Benutzer haben also nur eine App auf dem Handy.
Der Formular-Designer ist der erste Schritt innerhalb des App-Baukastens, wenn Du in Offpaper Formular-Apps konfigurierst. Hier legst Du fest, welche Daten in der mobilen App erfasst werden sollen, wie die Eingabemaske für den Benutzer aussieht und wie sie sich verhält. Du erstellst zum Beispiel Bereiche mit verschiedenen Bausteinen, Wiederholungsgruppen oder blendest mit Hilfe von Abhängigkeiten Bausteine oder Bereiche deiner Formular-App ein oder aus.
Wenn Du im Bericht-Designer den Modus Word-Template wählst (Expert Plan), kannst Du eine Word-Datei (.docx) hochladen, die Platzhalter-Bilder und Text-Platzhalter (gekennzeichnet durch doppelt geschweifte Klammern) enthält. Offpaper findet alle Platzhalter in deinem Dokument und lässt dich im Bericht-Designer den Platzhaltern Formularvariablen zuordnen. Du kannst also individuelle Berichte bauen, die optisch genau deiner Vorgabe (oder der Vorgabe von Dritten) entsprechen. Die Word-Datei wird mit den Eingaben aus der mobilen Offpaper App gefüllt und zu einem PDF-Bericht verarbeitet. Dieser kann anschließend im Automatisierungs-Workflow weiterverarbeitet werden.
Im Kundenportal hast Du die Möglichkeit dein aktuelles Abo und deine Lizenzen zu bearbeiten. Du kannst den Plan wechseln und Lizenzen hinzufügen oder reduzieren. Ebenso kannst Du dort Abrechnungsbelege und Rechnungen einsehen und herunterladen. Das Kundenportal wird von unserem Abrechnungsdienstleister Stripe gehosted. Du erreichst das Kundenportal über die Lizenzen & Abo-Seite.
Offpaper ist “multi-tenant-fähig”, ein Kunde kann also mehrere Arbeitsbereiche parallel betreiben. Benutzer, die Mitglied in mehreren Arbeitsbereichen sind, können dann sowohl in der mobilen App als auch im Browser zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen hin- und herwechseln. Die Arbeitsbereiche sind ansonsten aber als eigenständige Systeme zu verstehen und haben dementsprechende eigene Stammdaten, Formular-Apps und Arbeitsbereich-Einstellungen.
Mit Hilfe von Nutzergruppen kannst Du die Benutzer in deinem Arbeitsbereich gruppieren und somit bestimmen, wer welche Formular-Apps zur Verfügung hat. Typische Nutzergruppen können zum Beispiel Monteure, Montage, Vertrieb, Außendiest oder Wartungs-Team sein. Jeder Arbeitsbereich hat immer die Gruppe Alle Benutzer, die, wie der Name schon sagt, immer alle Benutzer des Arbeitsbereichs enthält.
Im Posteingang werden chronologisch alle Einsendungen (Submissionen) aufgelistet. Du siehst zu jeder Submission den Datei-Titel, um welche Formular-App es sich handelt und welcher Benutzer den Datensatz wann abgeschickt hat. Außerdem findest Du dort den PDF-Bericht und alle Bilder der Submission zum Download und kannst nachvollziehen, welche Automatisierungen im Zuge des Workflows in welcher Form ausgeführt wurden.
Eine REST API (Representational State Transfer Application Programming Interface) ist eine Schnittstelle, über die Offpaper über das Internet mit anderen Softwaresystemen kommunizieren kann. Sie folgt bestimmten Prinzipien, wie der Nutzung standardisierter HTTP-Methoden (GET, POST, PUT, DELETE) zur Manipulation von Ressourcen. Jede Ressource wird dabei durch eine eindeutige URL adressiert. Die Kommunikation erfolgt in der Regel im JSON-Format. Wenn Du beispielsweise eine ERP-Integration von Offpaper nutzt, erfolgt die Kommunikation zwischen Offpaper und dem Partner über die jeweiligen REST-Api’s. Du kannst die REST-Api von Offpaper aber auch nutzen, um Daten deines Arbeitsbereichs zu im- oder exportieren. Eine genaue Beschreibung findest Du in der REST-API Dokumentation.
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist ein Standardprotokoll zum Versenden von E-Mails über das Internet. Es regelt, wie E-Mail-Server Nachrichten zwischen Absender und Empfänger weiterleiten und zustellen. Offpaper verschickt E-Mails z.B. aus einer Workflow-Automatisierung über SMTP mit der E-Mail-Adresse noreply@offpaper.app. Wir empfehlen aber, E-Mails unter einer eigenen E-Mail-Adresse wie z.B. noreply@deine-firma.de zu versenden. Dies läßt sich auf der SMTP Einstellungsseite konfigurieren. Der Absender der E-Mail ist dann also nicht mehr noreply@offpaper.app, sondern deine eigene individuell konfigurierte E-Mail Adresse.
Stammdatentabellen sind Listen mit Informationen, die global in Offpaper angelegt und verwaltet werden. Sie funktionieren im Prinzip wie Excel-Tabellen, auf die App-Benutzer beim Erfassen von Datensätzen zugreifen können. Informationen aus Stammdatentabellen können auch im PDF-Bericht oder im Automatisierungs-Workflow verwendet werden. In den Stammdaten könnten z.B. deine Projekte, Kunden, Mitarbeiter, Fahrzeuge oder Maschinen verwaltet werden. Sinnvoll sind Stammdaten immer dann, wenn sich die einzelnen Einträge nur selten ändern, aber die Daten oft bei der Erfassung verwendet werden.
Als Submission bezeichnen wir eine Einsendung von erfassten Daten aus der Offpaper App. Jedes Mal, wenn ein Benutzer nach dem Erfassen aller relevanten Daten für den jeweiligen Anwendungsfall auf Absenden klickt und darauffolgend ein Datensatz an die Offpaper Cloud geschickt wird, entsteht eine neue Submission. Alle Submissionen werden chronologisch im Posteingang aufgelistet.
Variablen sind sehr nützlich, um das Maximum aus Offpaper herauszuholen. Sobald Du im Formulardesigner einen Baustein in deine Formular-App ziehst, steht der zukünftige Wert dieses Bausteins als Variable zur Verfügung. An verschiedenen Stellen im Bericht-Designer oder im Workflow kannst Du per $-Zeichen auf die Formularvariablen zugreifen und das Ergebnis damit dynamisch gestalten. Aus dem Text “Wir waren am $Tag_der_Prüfung bei Ihnen vor Ort” wird dann “Wir waren am 15.04.2025 bei Ihnen vor Ort”
Die Webansicht ist der Zugriff auf die mobile Offpaper App über den Browser. Bis auf wenige Einschränkungen kannst Du mit der Webansicht analog zur mobilen App Datensätze erfassen und abschicken. Du erreichst die Webansicht über die Benutzeroberfläche im Browser oder unter forms.offpaper.de. Der Zugriff auf die Webansicht ist wie die mobile App nur für angemeldete und lizenzierte Benutzer möglich.
Ein Webhook ist eine Methode, mit der Offpaper automatisch Daten an eine andere Anwendung sendet, sobald eine Submission erfolgt – ganz ohne manuelles Zutun. Dabei wird eine vordefinierte URL aufgerufen, an die der eingegangene Datensatz (oder Teile davon) gesendet wird. Webhooks werden häufig genutzt, um Systeme in Echtzeit zu verbinden, z. B. bei Benachrichtigungen oder um Daten mit anderen Anwendungen zu synchronisieren.
Eine Wiederholungsgruppe ist die Sonderform eines Bereichs. Wiederholungsgruppe bedeutet, dass der ganze Bereich einmal, aber auch mehrmals hintereinander in der App erfasst werden kann. Das macht immer dann Sinn, wenn man nicht von vorneherein weiß, von wie vielen Objekten Daten erfasst werden müssen. Eine Wiederholungsgruppe eignet sich also ideal, um einen oder mehrere Einträge mit derselben Struktur zu erfassen. Im Bericht-Designer hast Du verschiedene Möglichkeiten, um Daten aus einer Wiederholungsgruppe darzustellen - zum Beispiel in Tabellenform. In diesem Fall können Zahlenfelder in der Wiederholungsgruppe auch automatisch aufsummiert werden.
Der Workflow zu einer Offpaper Formular App wird jedes Mal gestartet, wenn ein neuer Datensatz (Submission) eingeht. Der Workflow durchläuft nacheinander alle beim Erstellen der App durch die Workflow-Bausteine festgelegten Schritte. So kann man z.B. automatisch E-Mails versenden oder Dokumente intern in der Dateiablage ablegen. Wurde ein ERP-System über eine Integration eingebunden, lassen sich Dokumente oder Bilder auch in die dortige Projektakte hochladen. Über den Webhook-Baustein können im Workflow Daten oder Dateien sogar an Drittsysteme übermittelt werden, um sie dort weiter zu verarbeiten.
