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Unabhängig von der Branche, in der Du tätig bist, oder den Anwendungsfällen, die Du mit Offpaper umsetzen möchtest: in deinem Unternehmen wird es vermutlich Daten geben, die übergreifend relevant sind und auf die Du mit verschiedenen Formular-Apps zugreifen musst.
Dies kann z.B. eine Liste deiner Projekte, Mitarbeiter oder deiner Firmenfahrzeuge sein.
Die internen Stammdaten sind Tabellen, die Du frei konfigurieren und mit deinen Daten befüllen kannst. Mit einem Klick auf das Stift-Symbol öffnest Du die entsprechende Tabelle.
Über das Plus-Symbol rechts oben kannst Du einzelne Werte hinzufügen.
Über das Drei-Punkte-Menü kannst Du aber auch Daten importieren. Der Import von Daten ist manuell über eine Excel-Datei oder auch automatisiert über die REST-Api möglich.
Externe Stammdaten werden dir angezeigt, falls Du eine unserer nativen ERP-Integrationen eingerichtet hast. Je nach Integration werden verschiedene Daten aus dem Quellsystem übertragen. Da die Daten in diesen Tabellen live abgefragt werden, kannst Du die Daten nur einsehen (Auge-Symbol) und nicht verändern. Solltest Du einen Fehler entdecken, behebe diesen bitte in dem angebundenen ERP-System.
Welche Daten bzw. Spalten übertragen werden, haben wir in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Partner festgelegt. Sollten dir hier Informationen fehlen, wende dich bitte an unseren Support.
Mit einem Klick auf das Zahnrad in der Stammdaten-Übersicht oder über das Drei-Punkte-Menü in einer Tabelle gelangst Du in die Tabelleneinstellungen.
In den Tabelleneinstellungen kannst du bestehende Spalten umbenennen sowie bei internen Stammdaten neue Spalten hinzufügen. Außerdem kannst Du für jede Spalte festlegen, ob der entsprechende Wert bei Verwendung des Baustein Stammdatenauswahl in der App angezeigt beziehungsweise auf dem Bericht ausgegeben werden soll. Diese Auswahl gilt global für alle Formular-Apps.
Eine Spalte kannst Du als Eintragsüberschrift in der App festlegen. Dieser Wert wird dann etwas größer und in Fettschrift dargestellt und ermöglicht ein schnelles finden der richtigen Einträge durch die App-Benutzer.
Außerdem kannst Du eine Spalte als Schlüsselspalte festlegen. Die Schlüsselspalte ist der eindeutige Identifikator jedes Eintrags und muss dementsprechend eindeutig sein.
Damit die Benutzer in deinem Arbeitsbereich in einer Formular-App auf eine Stammdatentabelle zugreifen können, verwendest Du im Formular-Designer den Baustein Stammdatenauswahl. Bei diesem Baustein lässt sich in den Baustein-Einstellungen dann als Datenquelle die entsprechende Stammdaten-Tabelle auswählen.
Im Bericht-Designer wird der in der App ausgewählte Wert gemäß deiner Tabellen-Einstellungen auf dem PDF-Bericht ausgegeben.
An anderen Stellen im Bericht Designer, zum Beispiel im Datei-Titel oder im Bericht-Baustein Text mit Variablen kannst Du per $-Zeichen auch auf individuelle Spaltenwerte per Variable zugreifen und diese auf dem Bericht ausgeben.
Im nächsten Kapitel geht es um die Erfassung von Daten mit der mobilen App von Offpaper.
