In diesem Tutorial zeigt Timm, wie man Formulardaten und PDF-Berichte nach dem Absenden des Formulars automatisch versendet. Dazu erklärt er den Baustein 'E-Mail versenden' des Automation Designers. Dieser bietet die Möglichkeit, einen oder mehrere Empfänger festzulegen und weitere Empfänger in CC oder BCC zu setzen. Als Empfänger können feste E-Mail-Adressen eingegeben werden, aber auch im Formular manuell eingegebene oder aus Stammdaten gewählte E-Mail-Adressen.
Füge bei Bedarf deinem Formular Felder für E-Mail-Adressen im Formular-Designer im Bereich 'Formular' hinzu. Dazu kannst Du die Bausteine 'E-Mail Adresse' oder 'Stammdatenauswahl' nutzen. E-Mail-Adresse erlaubt die Eingabe einer E-Mail-Adresse in deinem Formular, mit der Stammdatenauswahl kannst Du eine Stammdaten-Tabelle festlegen, die natürlich mindestens eine Spalte mit einer E-Mail-Adresse haben sollte.
Gehe in den Bereich 'Automation' des Formular-Designers. Ziehe einen oder mehrere Automations-Bausteine 'E-Mail versenden' in deinen Workflow. Trage mindestens einen Empfänger ein und verfasse den Text deiner E-Mail. Du kannst feste E-Mail-Adressen als Text eingeben. Alternativ kannst Du nach dem Klick auf das Dollarzeichen ($) am Ende des Empfängerfeldes aber auch die E-Mail-Felder deines Formulars oder ein E-Mail-Feld aus deiner Stammdatentabelle als Empfänger auswählen. Auch in den Text deiner E-Mail kannst Du alle Formulardaten einfügen, indem Du ein Dollarzeichen ($) eingibst.
Wähle aus, ob der PDF-Bericht mit den Formulardaten oder andere PDF-Anhänge, zum Beispiel deine AGB, der E-Mail als Anhang beigefügt werden sollen. Lege fest, was passieren soll, wenn deine E-Mail zu groß wird, zum Beispiel, wenn sehr viele Fotos im Formular sind. Wenn die E-Mail mit deiner eigenen E-Mail-Adresse versendet werden soll, musst Du einmalig den E-Mail-Versand über SMTP in den Einstellungen konfigurieren.
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