Um die Integration einzurichten, gehe in Deinem Account zu:
Einstellungen → Integrationen → HERO
Für die Verbindung Deines HERO-Accounts mit Offpaper benötigst Du einen API-Key.
Füge Deinen persönlichen API-Key ein. Diesen erhältst Du auf Anfrage bei HERO unter: [email protected]
Daten auswählen & Synchronisation einstellen
Wähle aus, welche Daten Du aus HERO importieren möchtest. Für jede Kategorie wird automatisch eine eigene Stammdatentabelle in Offpaper angelegt.
Folgende Daten stehen zur Auswahl:
Mitarbeiter
Aufträge
Projekte
Für jede Kategorie kannst Du ein Synchronisationsintervall festlegen, z. B.:
stündlich
täglich
alle zwei Stunden
Du kannst den Import jederzeit manuell starten, z. B. wenn neue Daten hinzugefügt wurden.
Gehe dazu in die entsprechende Stammdatentabelle und klicke rechts oben auf „Synchronisieren“.
Zusätzlich kannst Du auswählen, welche Projekt-Pipelines synchronisiert werden sollen:
Service
Archiv
Projekt
Wenn keine Auswahl getroffen wird, werden automatisch alle Projekte aus sämtlichen Pipelines synchronisiert.
Darüber hinaus kannst Du pro Pipeline festlegen, welche Projekte mit welchem Status synchronisiert werden sollen.
Wenn keine Status ausgewählt werden, werden automatisch alle Status (außer “Archiviert) innerhalb der jeweiligen Pipeline synchronisiert.
Um HERO Stammdaten im Formular zu verwenden, gehe im Formular-Baukasten zum ersten Schritt „Formular“ und ziehe den Stammdaten-Baustein in dein Formular. Wähle in dem Stammdatenbaustein unter „Datenquelle“ z.B. HERO-Projekte aus.
Mitarbeitende vor Ort können in der App dann das entsprechende Projekt oder den passenden Kunden auswählen.
Tipp: Es bietet sich an, diesen Baustein immer als Pflichtfeld zu konfigurieren, weil nur dann sichergestellt ist, dass die Daten an HERO zurückgespielt werden können.
Zusätzlich können im Automatisierungs-Workflow im dritten Schritt des Formular-Baukasten die HERO-Bausteine ausgewählt werden.
Dadurch werden der PDF-Bericht und die Bilder nach dem Absenden des Formulars automatisch im entsprechenden Ordner in HERO in der Projektakte abgelegt.
Der Baustein speichert erzeugte PDF-Berichte sowie im Formular hochgeladene PDFs automatisch im Bereich „Dokumente“ des entsprechenden HERO-Projekts oder -Auftrags.
Um diesen Baustein im Workflow zu verwenden, ist es wichtig, zuerst im Formular-Designer einen Stammdaten-Baustein zu erstellen, der als Datenquelle die Stammdatentabelle Hero-Projekte oder Hero-Aufträge verwendet. Wähle diesen anschließend in der Auswahl Hero-Baustein aus.
Außerdem kannst Du auch einen Dokumenttyp auswählen, damit die Datei in Hero korrekt zugeordnet wird. Zur Verfügung stehen alle Dokumenttypen, die du in HERO konfiguriert hast.
Mit dem HERO Bild – Upload-Baustein werden Bilder aus abgesendeten Formularen automatisch im jeweiligen Projekt oder Auftrag in Hero unter „Bilder“ abgelegt. Zusätzlich kann ein Bildtyp festgelegt werden, dem die Bilder zugeordnet werden. Im Hero-Baustein wählst Du die Eingabe aus dem Formular aus, die bestimmt, welchem Projekt oder Auftrag die Bilder zugeordnet werden.
