Grundsätzlich gilt: Solange sich ein Formular in der App mit den bereits erfassten Daten noch im Entwurfsstatus befindet, kann der Datensatz bearbeitet werden.
Sobald das Formular bzw. der Datensatz abgeschickt wird, werden die Daten in die Offpaper-Cloud übertragen, der oder die PDF-Bericht(e) werden erzeugt und die automatisierte Verarbeitung startet (z.B. Versand von E-Mails, Upload in eine andere Software, Versenden von Webhooks).
Dies kann nicht technisch rückgängig gemacht werden. Nachdem ein Datensatz in der Offpaper-Cloud angekommen ist und auf diese Weise verarbeitet wurde, kann er also nicht mehr bearbeitet werden. Aus Gründen der Revisionssicherheit wäre dies auch nicht anzuraten. Erzeugte PDF-Berichte könnten allerdings notfalls mit einem PDF-Editor wie z.B. Adobe Acrobat (kostenpflichtig) oder dem Sejda PDF Editor (https://www.sejda.com/de/pdf-editor, kostenlos) nachträglich angepasst werden.
Wie läßt sich also sicherstellen, dass ein Datensatz korrekt verarbeitet bzw. vor der Verarbeitung noch durch einen Dritten geprüft werden kann?
Mit dieser Funktion kann über die Schaltfläche “Daten übernehmen” unterhalb von "Formular ausfüllen" ein bereits in der Vergangenheit abgeschickter Datensatz erneut in die App geladen werden. In diesem neuen Entwurf können die Daten korrigiert werden. Beim Abschicken des korrigierten Datensatzes wird dieser erneut an die Cloud geschickt, es wird ein neuer PDF-Bericht erzeugt und der hinterlegte Workflow wird neu angestoßen. Der alte Datensatz bleibt unverändert erhalten.
Über das Drei-Punkte-Menü bei der Erfassung oder bei einem gespeicherten Entwurf rechts oben kann der Entwurf an einen anderen Offpaper-Benutzer im selben Arbeitsbereich übergeben werden. Der Empfänger wird per Push-Benachrichtigung informiert und sieht den Entwurf dann sowohl im Posteingang der App als auch regulär unter ‘Entwürfe’. Der Entwurf gehört jetzt dem Empfänger; er kann den Entwurf bearbeiten, prüfen oder absenden. Der ursprüngliche Ersteller sieht den Entwurf dann nicht mehr in der App. Die Weitergabe erfolgt also explizit durch den ursprünglichen Ersteller. Dieses Vorgehen ist sehr einfach, hat allerdings auch Nachteile: Der Ersteller muss daran denken, dass er den Entwurf nicht absenden darf, sondern weitergeben muss, und er muss wissen, an wen er den Entwurf weitergeben soll. Beide Nachteile lassen sich durch den Freigabe-Workflow umgehen.
Der Freigabe-Workflow funktioniert wie ein erzwungenes Weitergeben des Entwurfs an eine Freigabe-Instanz (ein Benutzer oder eine Benutzergruppe) und wird im Reiter "Workflow" des Formular-Designers konfiguriert.
In diesem Fall wird der Datensatz nach dem Abschicken nicht direkt in die Offpaper Cloud gesendet und geht in die Verarbeitung, sondern der Entwurf gelangt automatisch in einen Freigabeprozess. Der Absender bekommt davon nichts mit.
Basierend auf der Konfiguration erhält die Freigabe-Instanz eine Information über die fällige Freigabe per Push-Benachrichtigung oder per E-Mail. Dem jeweiligen Benutzer wird die Freigabe-Aufgabe in der mobilen App im Posteingang und unter Aufgaben angezeigt. Im Browser kann der aktuelle Stand der Freigabe über den Posteingang (https://offpaper.app/mailbox) bzw. über das Aufgabenmanagement (https://offpaper.app/tasks) nachvollzogen werden.
Die Freigabe-Instanz kann den Datensatz bearbeiten, freigeben (=absenden) oder mit einem Kommentar versehen zur Revision an den Absender zurückweisen. Freigaben können auch bequem über die Webansicht der App unter forms.offpaper.app im Büro erfolgen.
