Das Produkt- und Entwicklerteam bei Offpaper steckt fortlaufend viel Energie in die Optimierung und Verbesserung der Offpaper App. Mit diesem Update gibt es einiges an Feintuning und spannende neue Funktionen:
Ausfüllbares PDF als Berichtvorlage (Expert-Plan)Zusätzlich zur ‘normalen’ Berichterstellung mit dem Bericht-Designer lassen sich im Expert-Plan auch Berichte unter Verwendung von MS Word-Vorlagen erstellen. Nun ist im Expert Plan eine weitere Alternative hinzugekommen: die Erstellung von Berichten auf Basis ausfüllbarer PDFs, die Formularfelder enthalten.
Dies funktioniert genau so wie bei den Word-Vorlagen: jedes Formularfeld der hochgeladenen PDF-Datei wird einem Baustein des Offpaper Formulars zugeordnet und dementsprechend ausgefüllt. Offpaper unterstützt alle Datentypen von ausfüllbaren PDFs wie z.B. Texteingabe, Checkbox, Unterschrift oder Listenauswahl. Um dir die Arbeit bei der Erstellung eines neuen Formulars auf Basis einer ausfüllbaren PDF-Datei zu erleichtern, lassen sich sogar alle Bausteine mit richtiger Zuordnung und Datentyp zu den Formularfeldern im PDF mit einem Klick automatisch erzeugen.
Wenn Du also behördliche oder anderweitig von extern vorgegebene Formulare ausfüllen musst, ist das ab sofort kein Problem mehr: erfasse die Daten einfach mit der Offpaper App, und Offpaper füllt automatisch das vorgegebene PDF-Formular aus und verarbeitet das Dokument wie gehabt automatisiert basierend auf deinem Workflow.
Mehrere Berichtvarianten je Formular (Expert-Plan)Bisher wurde zu jedem Datensatz nur ein PDF-Dokument erzeugt. Ab sofort kannst Du basierend auf einem aus der App abgeschickten Datensatz bis zu 10 verschiedene Berichte erzeugen. Für die automatisierte Weiterverarbeitung wird im Workflow-Designer einen eigener Workflow je Berichtvariante konfiguriert. So läßt sich zum Beispiel nach erfolgter Wartung ein ausführlicher Detailbericht in der Ablage speichern, während ein Kurzbericht per E-Mail an den Kunden versendet wird.
Querformat für PDF-BerichtePDF-Berichte basierend auf unserem PDF-Designer können jetzt vollständig im Querformat mit bis zu 20 Spalten erzeugt werden.
Einzelne Tabellen im Querformat darstellen mit bis zu 20 SpaltenEine häufig genutzte Offpaper-Funktion ist die Tabellendarstellung der Einträge einer Wiederholungsgruppe im PDF-Bericht. Auf Grund des beschränkten Platzes eines Hochformat-Dokuments war die Tabellendarstellung bisher auf 10 Spalten begrenzt.
Gerade bei umfangreichen Messprotokollen kann es schnell passieren, dass mehr als 10 Spalten notwendig sind. Daher lassen sich ab sofort Tabellen im Querformat erzeugen. Das erlaubt eine Darstellung mit bis zu 20 Spalten. Der sonstige Inhalt wird vor und nach der Tabelle automatisch umgebrochen und weiterhin im Hochformat dargestellt.
Datenschutz im PosteingangBisher waren alle Submissionen im Posteingang für Benutzer der Rollen Administrator, Autor und Anwender einsehbar. Um Offpaper auch für datenschutzrelevantere Vorgänge wie Urlaubsanträge, die Meldung von Arbeitsunfällen oder gefährlicher Situationen nutzen zu können, läßt sich die Sichtbarkeit von Submissionen jetzt auch abhängig vom Formular steuern.
In den Detaileinstellungen jedes Formulars kannst Du basierend auf Benutzergruppen ganz einfach festlegen, wer Submissionen dieses Formulars im Posteingang sehen kann. Die Einstellung ist auch rückwirkend wirksam.
Freigabe-Workflow an Bedingung knüpfen (Expert-Plan)Die Ausführung der Automatisierungen wie E-Mail-Versand oder Dateiablage kann bisher schon basierend auf einer “Ausführen wenn”-Bedingung gesteuert werden.
Diese Option steht jetzt auch für den Freigabe-Workflow zur Verfügung. So läßt sich zum Beispiel ein Inbetriebnahmeprotokoll nur dann zur Freigabe weitergeben, wenn akute Mängel vorliegen.
Freigabe-Workflow: Hinweis bei Unterschriften falls Datensatz in Freigabe geändert wirdIm Freigabe-Workflow wird ein Datensatz vom ursprünglichen Autor zur Überprüfung automatisch an eine vorher definierten Benutzer/ Benutzergruppe (Freigabeinstanz) übergeben. Die Freigabeinstanz kann den Datensatz entweder zurückweisen (Revision) oder selbst bearbeiten.
Wenn der Datensatz eine Unterschrift enthält, anschließend aber noch durch die Freigabeinstanz geändert wird, ergänzen wir den Bericht ab sofort mit dem Hinweis: “Formularinhalt nach Unterschrift geändert”. Damit bleibt transparent, welcher Datenstand unterschrieben wurde.
Hero Software: Schnittstelle enthält nun auch ProjektbeteiligteErgänzend zum ‘Verantwortlichen Mitarbeiter’ eines HERO-Projekts (Projekt-Partner) werden jetzt auch die ‘Projektbeteiligten Mitarbeiter’ zu Offpaper übertragen.
Diese Information ist besonders nützlich, um die Liste der Projekte für deine Mitarbeitenden in der Offpaper App zu filtern: Bei Verwendung des Filters sehen Benutzer nur noch die Projekte, die für sie tatsächlich relevant sind.
Zusätzlich wurde die HERO-Integration technisch aufgewertet. Projekte werden jetzt in regelmäßigen Intervallen zu Offpaper übertragen und nicht mehr jedes Mal live abgefragt. Dadurch wird die Geschwindigkeit verbessert und die Limitierung der Menge der zu übertragenden Projekte entfällt.
Stammdaten-, Benutzer- und Posteingang exportierenAlle Systemtabellen wie Stammdaten, Benutzerlisten oder der Posteingang können jetzt als Excel-Datei exportiert werden. Bitte berücksichtige, dass der Export des Posteingangs nur die Informationen zur Submissionen exportiert.
Ein Export der Formularinhalte ist nur im Expert-Plan über den Excel-Export im jeweiligen formular-spezifischen Posteingang möglich.
Multiple-Choice (Audit): Foto- und Textkommentar als Pflichtfeld festlegenDie bisher optionale Funktion für einen Text- oder Fotokommentar kann jetzt auch als Pflichtfeld definiert werden.
Stelle bitte sicher, dass alle Benutzer immer die aktuellste Version der Offpaper App verwenden.
Alle Verbesserungen, die wir in Offpaper einbauen, basieren auf den Wünschen unserer Benutzer. Wenn Du also Anregungen, Wünsche oder Vorschläge hast, freuen wir uns auf deine Nachricht im Chat.
️Wenn Du mit Offpaper zufrieden bist, freuen wir uns sehr über eine positive Bewertung bei ProvenExpert (dauert wirklich keine Minute und hilft uns sehr. Man muss sich auch nicht erst ein Konto anlegen):
Viele Grüße aus Augsburg,
Simon
CTO bei Offpaper
