Mit dem Baustein Freigabe-Aufgabe kannst Du im Workflow festlegen, dass ein ausgefüllter Datensatz vor der weiteren Verarbeitung zunächst von einer bestimmten Person geprüft werden muss. Die als Freigabeinstanz definierte Person erhält eine Benachrichtigung, kann den Datensatz prüfen, bei Bedarf korrigieren, freigeben oder mit einer Anmerkung an den Ersteller zurückweisen.
Die Funktion findest Du unter:
Formular → Workflow → Baustein „Freigabe-Aufgabe" einfügen
Im Baustein Freigabe-Aufgabe kannst Du folgende Einstellungen vornehmen:
Freigabe durch: Lege fest, wer die Freigabe erteilen soll – zur Auswahl stehen: Vorgesetzter, Benutzer oder Benutzergruppe.
Fälligkeit: Definiere, wie viel Zeit nach dem Formulareingang für die Freigabe zur Verfügung steht (z.B. 7 Tage, 0 Stunden, 0 Minuten nach Formulareingang).
Benachrichtigungen: Wähle, ob die Freigabeinstanz per Push-Benachrichtigung, E-Mail oder gar nicht benachrichtigt werden soll. Zusätzlich kannst Du:
eine Erinnerung bei Verpassen der Fälligkeit aktivieren
eine Erinnerung vor Ablauf der Fälligkeit einrichten (z.B. 1 Tag vor Ablauf)
Die Freigabeinstanz sieht die offene Freigabe-Aufgabe unter Aufgaben in der Offpaper App. Die Aufgabe zeigt den Formularnamen, den Ablaufzeitpunkt und den Ersteller an und ist mit dem Status Offen gekennzeichnet.
Nach dem Öffnen der Aufgabe kann die Freigabeinstanz:
Den Datensatz vollständig prüfen
Korrekturen am Datensatz vornehmen
Den Datensatz freigeben → PDF wird erstellt, Workflow läuft weiter
Den Datensatz mit Anmerkung zurückweisen → Ersteller erhält den Datensatz zur Überarbeitung zurück
