Nach diesem Artikel kannst Du Aufgaben erstellen, einem Teammitglied zuweisen, Fälligkeit und Benachrichtigungen konfigurieren und den Status offener Aufgaben in der Übersicht nachverfolgen.
Mit Aufgaben können in Offpaper einzelne Tätigkeiten, To-Dos oder Arbeitsaufträge geplant, zugewiesen und nachverfolgt werden. Aufgaben helfen dabei, Arbeitsabläufe zu strukturieren und sicherzustellen, dass wichtige Tätigkeiten nicht vergessen werden.
Eine Aufgabe ist immer mit einem Formular verknüpft — Du weist einem Teammitglied direkt das auszufüllende Formular zu, kannst Felder vorab befüllen und eine Fälligkeit setzen.
Aufgaben können sowohl in der Web-App als auch direkt über die App auf dem Smartphone erstellt werden.
Formular auswählen: Wähle das Formular aus, für das Du eine Aufgabe erstellen möchtest.
Neue Aufgabe erstellen: Klicke auf die Schaltfläche „Neue Aufgabe erstellen". Es öffnet sich die Aufgaben-Maske.
Aufgabe konfigurieren: Fülle die gewünschten Felder aus — Empfänger, Fälligkeit, Benachrichtigungen und optional vorausgefüllte Werte.
Aufgabe speichern: Klicke auf den grünen Haken oben rechts. Der Empfänger erhält sofort eine Benachrichtigung.
Wenn Du eine Aufgabe anlegst, stehen dir verschiedene Felder zur Verfügung:
Empfänger: Hier wählst Du das Teammitglied aus, das die Aufgabe erledigen soll.
Formular: Bestimme, welches Formular ausgefüllt werden muss.
Formular vorausfüllen: Trage vorab bekannte Werte in die Bausteine ein.
Beschreibung: Nutze das Textfeld für spezifische Anweisungen zum Projekt.
Fälligkeit: Setze das genaue Datum und die Uhrzeit für die Deadline.
Benachrichtigungen: Aktiviere Erinnerungen für den Nutzer vor oder bei Ablauf der Frist.
Hinweis: Du kannst festlegen, ob der Empfänger vorausgefüllte Felder bearbeiten darf oder nicht.
Tipp: Nutze Formular vorausfüllen, um häufig wiederkehrende Daten wie Kundennamen oder Projektadressen bereits einzutragen — das spart Zeit vor Ort und reduziert Eingabefehler.
In der Aufgabenübersicht siehst Du auf einen Blick alle erstellten Aufgaben — mit den wichtigsten Informationen in einer Tabelle:
Hinweis: Über die Suchleiste kannst Du Aufgaben schnell filtern. Über die Checkbox oben rechts lassen sich auch bereits gelöschte Aufgaben einblenden.
Der Status einer Aufgabe ändert sich automatisch je nach Bearbeitungsstand:
Offen (orange) — die Aufgabe wurde erstellt und wartet auf Bearbeitung
Erledigt (grün) — der Empfänger hat das Formular ausgefüllt und abgeschickt
Überfällig (rot) — die Fälligkeit ist abgelaufen ohne dass die Aufgabe erledigt wurde
