Mit dem Modul Offpaper Connect können Formulare auch von Personen ausgefüllt und abgesendet werden, die nicht als Offpaper-Benutzer angelegt sind. Das bedeutet: sie benötigen keine eigene Lizenz. Das ist ideal für die unkomplizierte Zusammenarbeit mit wechselnden Subunternehmern oder eine gelegentliche Datenabfrage bei Kunden. Über die Funktion „Neue Aufgabe erstellen" in der Offpaper App wird eine Aufgabe erstellt und an einen externen Empfänger gesendet. Der Empfänger erhält einen Einmallink per E-Mail und kann das Formular direkt über den Browser oder die Offpaper App öffnen, ausfüllen und absenden.
Wähle in der Offpaper App das gewünschte Formular aus, das Du an eine externe Person senden möchtest. Klicke anschließend auf „Neue Aufgabe erstellen" und wähle unten rechts bei den Empfängern die Option „Externe E-Mail" aus.
Gib den Namen sowie die vollständige E-Mail-Adresse des externen Benutzers an. Achte auf eine gute Aufgabenbeschreibung, damit der externe Empfänger weiß, worum es geht und was er tun soll.
Wichtig: Bei externen Submissionen sollten alle Stammdaten im Formular vorausgefüllt sein, da der externe Nutzer aus Datenschutzgründen keinen Zugriff auf die Stammdaten hat.
Nachdem die Aufgabe erstellt wurde, erhält der externe Empfänger eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Einmallink. Er kann das Formular nun am PC in seinem Browser über die Web-App oder auf seinem Mobilgerät mit der Offpaper App ausfüllen.
Am PC / ohne Offpaper App: Der Empfänger klickt auf „Im Browser öffnen" – das Formular öffnet sich direkt im Browser und kann ausgefüllt und abgesendet werden.
Auf seinem Smartphone / mit Offpaper App: Der Empfänger kann entweder den QR-Code aus der E-Mail mit der Offpaper App scannen oder den angezeigten Code auf der Startseite der App unter „Formular öffnen" eingeben.
Sobald der externe Nutzer das Formular abgesendet hat:
erscheint das ausgefüllte Formular im Posteingang.
wird die zugehörige Aufgabe in der Aufgabenübersicht automatisch als Erledigt markiert
Eine Übersicht über die erhältlichen Kontingente, Einstellungen und Preise findest Du unter Abonnement → Externe Submissionen.
Für externe Submissionen stehen aktuell drei verschiedene Connect-Kontingente zur Verfügung:
Connect 25 – bis zu 25 externe Submissionen pro Monat
Connect 50 – bis zu 50 externe Submissionen pro Monat
Connect 100 – bis zu 100 externe Submissionen pro Monat
Optional kann zusätzlich der Mehrverbrauch aktiviert werden. Dadurch werden weitere Submissionen über das gewählte Kontingent hinaus automatisch verrechnet. Beim Connect 100-Plan beträgt der Mehrverbrauchspreis 1,20 € netto pro Submission ab der 101. Submission im Monat.
Hinweis: Ist der Mehrverbrauch deaktiviert, sind keine Submissionen über das gewählte Kontingent hinaus möglich. Stelle sicher, dass Du das passende Kontingent gewählt hast, um Unterbrechungen zu vermeiden.
In der Verbrauchsübersicht kannst Du jederzeit nachverfolgen, wie viele externe Submissionen im jeweiligen Monat bereits verbraucht wurden.
